La tubería
Lo que reviso para saber que una automatización con IA sigue viva
Lo que se rompe en un sistema con IA casi nunca es la IA. Es todo lo que está antes y después: la conexión con Instagram, el webhook, la clave que caducó, el calendario que nadie reconectó. Y lo peor es que muchas veces se rompe sin dar error. Todo se ve normal y simplemente no entra nada.
Yo tuve un agente que pasó días sin contestar porque los mensajes nunca le llegaron. El agente estaba perfecto. La tubería no.
Primero, dibuja tu tubería
Antes de vigilar, escribe por dónde pasa un mensaje, pieza por pieza. Ejemplo de un sistema que contesta mensajes:
Instagram → ManyChat → tu servidor (webhook) → la IA → la respuesta vuelve
↘ el CRM guarda el lead
↘ el calendario agenda
Cada flecha es un lugar donde se puede romper. Si no sabes cuáles son tus flechas, ese es el primer problema.
El checklist de cada mañana (5 minutos)
1. ¿Entró algo? - [ ] ¿Cuántos mensajes o leads entraron ayer? ¿Es parecido a un día normal? - [ ] Si un día normal entran 30 y ayer entraron 0, eso no es un mal día: es una tubería rota. Se revisa antes que cualquier otra cosa.
2. ¿Salió algo? - [ ] ¿Cuántas respuestas mandó el sistema? ¿Cuadra con lo que entró? - [ ] ¿Hay mensajes que entraron y no tienen respuesta?
3. ¿Llegó a donde tenía que llegar? - [ ] ¿Los leads de ayer están en el CRM? - [ ] ¿Las citas agendadas están en el calendario del vendedor?
4. ¿Lo que dijo tiene sentido? - [ ] Lee 5 conversaciones al azar de ayer. No las mejores: al azar. - [ ] ¿Contestó lo que le preguntaron? (El fallo más común es contestar otra cosa.)
5. ¿Algo está por caducar? - [ ] Claves y conexiones con fecha de vencimiento (tokens de Meta, integraciones de calendario, suscripciones de las herramientas). - [ ] Créditos de la API de la IA: si se acaban, el sistema se calla.
Lo que vale la pena automatizar después
Cuando el checklist ya es costumbre, el paso siguiente es que el propio sistema te avise: - Una alerta si pasan X horas sin que entre nada en un horario en que normalmente entra. - Un reporte diario a tu WhatsApp o Telegram con lo que entró, lo que salió y lo que quedó colgado.
Yo recibo uno cada mañana. Me ahorra el susto de enterarme tres días tarde.
La regla
Un sistema con IA no se monta y se suelta. Se monta, se vigila y se corrige. El que te vende "móntalo una vez y olvídate" nunca tuvo uno corriendo un mes.